Vare sig det gäller semester, affärsresa eller byte av företag – ett automatiskt svar per post är ett bra val för alla typer av frånvaro. Behöver du snabbt ett lämpligt formulerat frånvaronummer? Hos oss hittar du många praktiska tips och gratis textmallar för din nästa frånvaro från kontoret.
Tack för ditt meddelande, tyvärr är jag för närvarande inte på kontoret.
Denna eller liknande automatiska e-postmeddelanden är säkert bekanta för alla. Den s.k. out-of-office-notisen är särskilt praktisk när du inte är på kontoret. Vare sig det beror på att du är på semester, på en affärsresa eller helt enkelt sjuk. Med några vänliga rader kan du informera kunder, partners och kollegor om din frånvaro. Frånvaroanteckningar skapas snabbt med några få klick och förenklar kommunikationen under din frånvaro. Du kan särskilt peka ut ansvarsområden fram till din återkomst. Kundförfrågningar går inte iväg och kan besvaras snabbt. Fördelen för dig: färre öppna förfrågningar och uppgifter samlas i din inkorg och din stressnivå belastas inte omedelbart efter din återkomst.
Innehåll:
- Professionella frånvaronoteringar för varje tillfälle
- Skapa en anteckning om frånvaro i Outlook
- Handledningar för en lyckad anteckning utanför kontoret
- Gratis textmallar för ditt nästa automatiska svar
- 4 tips för den perfekta skrivelsen
Vad gör en bra lapp till ett meddelande från kontoret?
En frånvaroanteckning i 08/15-stil ”Jag är inte här” är inte till någon större nytta – varken för dig eller för dina kunder. En god frånvaroanteckning ger däremot all viktig information som kunder, affärspartners och kollegor behöver. Detta inkluderar bland annat frånvaroperioden, din ersättare och, i förekommande fall, anledningen. Med den här informationen undviker du missförstånd och ger det automatiska svaret ytterligare en personlig touch.
Möjliga tillfällen
Om du vill ange en orsak till din frånvaro i det automatiska svaret är naturligtvis upp till dig. Men ibland är det till och med klokt att mottagarna får veta orsaken. På så sätt kan de själva avgöra om de kan vänta på att du återkommer med din förfrågan.
En särskild frånvaronotering är praktisk när du är på semester eller affärsresa. Här vet du exakt under vilken period du inte är på kontoret och kan bara svårligen eller inte alls nås. En personlig frånvaronotering gör också skillnad vid långvarig sjukdom, föräldraledighet, sabbatsår eller byte av företag, hur din frånvaro uppfattas. Eftersom du inte är tillgänglig under en längre tid kommer dina mail inte att behandlas av dig. Tack vare informationen från det automatiska svaret vet kunder och kollegor nu och kan rikta sina förfrågningar till en annan kontaktperson.
Förresten: Även om du skulle bli sjuk med kort varsel hjälper en anmälan om frånvaro till att informera om din frånvaro.
Skapa en frånvaronotis i Outlook
Om du vill skapa en anteckning om att du inte är på kontoret i Outlook måste du gå till kontoinformationen. Det gör du genom att klicka på File. Klicka sedan på fältet Automatiskt svar (Out of office). I den följande dialogen kan du definiera den exakta texten för ditt meddelande till utresebyrån – användbara exempel på formuleringar finns här.
Note: Vi arbetar med Office/Microsoft 365 (Version 2005, Build 12827.20268 click-and-lose).
Hänvisningar för en lyckad frånvaroanmälan
Det automatiska svaret hjälper till att kommunicera viktiga organisatoriska frågor. Du bör vara särskilt uppmärksam på följande punkter:
Hur länge varar frånvaron?
Du kan ställa in ett meddelande om att du inte är på kontoret för en ospecificerad tid eller ange ett exakt datum inklusive tid. På så sätt kan du definiera den tidsperiod under vilken meddelandet om att du inte är på kontoret ska skickas. Tänk därför på tidfönstret för din frånvaro i förväg och meddela detta (om möjligt) i ditt automatiska svar.
Kommunicera på olika sätt internt och externt?
Outlook erbjuder möjligheten att skicka två olika texter som ett automatiskt svar. På så sätt kan du skilja mellan interna (inom min organisation) och externa mottagare (utanför min organisation).
Om ni är förnamn inom företaget kan du också använda detta som ett internt meddelande till din arbetsplats. Var därför särskilt uppmärksam på att ordalydelsen och signaturen är korrekt för respektive mottagare av ditt meddelande.
Internationalisering
Internationellt verksamma företag bör skriva frånvaronoteringar på två språk. Detta kan naturligtvis också bero på vilken avdelning du arbetar på. Särskilt om du arbetar inom kundtjänst eller försäljning kan du komma i kontakt med personer som talar främmande språk. Här är tvåspråkiga versioner mycket användbara.
Vad händer med inkommande e-post?
Ta också upp frågan om ”Tillgång till e-postlådan”. Om du själv har skapat möten kan de inte flyttas av andra i din frånvaro – såvida du inte inrättar en ställföreträdare för brevlådan (mer om detta om en stund), vilket naturligtvis bör göras i förväg.
Om du vill svara på e-postmeddelanden trots att du är borta behöver du naturligtvis tillgång till Internet när du är på väg. Det som låter banalt kan dock snabbt bli ett hinder: Avstängda roaming-funktioner, sladdriga trådlösa nätverk eller oanständigt dyra utländska datatariffer har redan överraskat många chefer – även om det åtminstone inom EU inte längre finns några större kostnadsfällor att oroa sig för.
Vem tar hand om ansvarsområdet?
Nästa steg är att klargöra om det finns en ersättare för den tid du är frånvarande. Om det finns en ersättare ska han eller hon nämnas i frånvaron, inklusive kontaktuppgifter. Särskilt om du inte har tillgång till din e-post under en längre tid är det klokt att ordna en ersättare. För kollegor räcker det vanligtvis med namn och emailadress. För dina kunder är det bäst att också ha ett telefonnummer så att problem kan klargöras så snabbt som möjligt.
Du har ingen representation? Då ska du också informera dina kunder och affärspartner om detta – och framför allt nämna en tidpunkt när du kommer tillbaka till kontoret. För att fortfarande ge ett mervärde till mottagarna av ditt meddelande om att du inte är på kontoret bör du inkludera allmän kontaktinformation till företagets huvudkontor eller din överordnade avdelning. Kanske kan förfrågningar besvaras på detta sätt utan din hjälp.
Vi kommer att vidarebefordra förfrågningarna?
Dina e-postmeddelanden vidarebefordras automatiskt till en kollega? Då bör du också meddela detta. På så sätt vet mottagaren att han inte behöver skicka sitt mail till kollegan igen. Om ingen vidarebefordran sker är det bra att skriva detta även i meddelandet om utflyttning och att särskilt notera kontaktuppgifterna för din ersättare i meddelandet även här. På så sätt vet personen i andra änden att han eller hon alltid kan kontakta någon annan med sina bekymmer.
Auto-forward e-post i Outlook
Du kan konfigurera vidarebefordran av e-post genom att klicka på fältet ”Rules…” längst ner till vänster i fönstret Out of Office och sedan på ”Add rule…”. Skapa nu individuella behandlingar för inkommande e-postmeddelanden.
Förmedla alla meddelanden
Vill du att alla meddelanden ska vidarebefordras? Aktivera då fältet Sänds direkt till mig. Om du också vill att alla meddelanden som du får som kopia (Cc) ska vidarebefordras måste du också kryssa för fältet Kopia (Cc till mig). Markera sedan punkten Förmedla och ange emailadressen till din ersättare.
Om du vill att avsändaren ska motta ett meddelande om vidarebefordran av det skickade e-postmeddelandet utöver det normala meddelandet om att du är borta från kontoret, måste du aktivera fältet Svar med. Klicka på Mallar för att öppna ett tomt meddelandefönster. Ange en lämplig meddelandetext och lägg till ett ämne. Låt fältet Till vara tomt.
Förmedla meddelanden från specifika avsändare
Naturligtvis kan du också vidarebefordra meddelanden från mycket specifika avsändare – till exempel om du vet att vissa kunder kommer att skicka viktiga dokument i din frånvaro. För att göra detta lägger du till korresponderande e-postadresser i fältet From högst upp.
Förmedla endast meddelanden om specifika ämnen
Med en frånvaroregel kan du också ange att endast meddelanden om ett visst ämne vidarebefordras till den ansvariga personen. På så sätt får din ersättare bara riktigt viktiga meddelanden och översvämmas inte av ”oviktiga” e-postmeddelanden (t.ex. nyhetsbrev som du har prenumererat på). För att göra detta anger du en korresponderande term i fältet ”Ämne” eller ”Meddelandetext”.
Förmånlig frånvaroanteckning: Gratis mallar
Vi har skrivit våra formuleringsexempel för sex olika tillfällen och har också försökt att inkludera allmänna frånvaronoteringar. Det är bara att välja en lämplig mall och anpassa den till dina personliga behov!
Vårt tips: Anpassa det automatiska svaret till mottagargruppen och skicka en annan frånvaronotis internt än externt. Med våra praktiska textmoduler erbjuder vi dig möjligheten att snabbt och enkelt kommunicera din frånvaro – utan missförstånd.
Interna mallar
1General
Kära kollegor,
Tack för ditt meddelande. Detta är ett automatiskt svar eftersom jag inte är hemma just nu. Observera att ditt e-postmeddelande inte kommer att behandlas. Jag återkommer till dig när jag kommer tillbaka.
Om du har några frågor kan du kontakta Max Mustermann.
Många hälsningar
Michèle
Kära kollegor,
Jag kommer att vara borta från kontoret från DD. till DD.MM.YYYY och kommer inte att ha tillgång till min e-post under denna tid. Från och med DD.MM.YYYY kommer jag att vara personligen tillgänglig igen och kommer att ta hand om era önskemål.
Många hälsningar
Michèle
Kära kollegor,
Jag kommer att vara ute till och med DD.MM.YYYYY. Under denna tid kommer mina e-postmeddelanden inte att vidarebefordras eller besvaras. I brådskande fall kan du kontakta min ersättare Max Mustermann.
Många hälsningar
Michèle
Kära kollegor,
Jag kommer att vara borta från kontoret den DD.MM.YYYYY. I brådskande fall, vänligen kontakta följande kollegor:
Range A: Max Mustermann.
Range B: Marie Sample Woman.
Range C: Melanie Musterfrau.
Många hälsningar
Michèle
2Affärsresa
Kära kollegor,
Jag kommer att vara på affärsresa från DD. till DD.MM.YYYY och har endast begränsad tillgång till min e-post. I brådskande fall kan du nå mig per telefon på +49 1234 56789. På grund av tidsskillnaden kan jag endast nås per telefon mellan XX:XX – XX:XX h.
Många hälsningar
Michèle
3Holidays
Kära kollegor,
Från DD. till DD.MM.YYYY kommer jag att vara på semester. I brådskande fall kan ni kontakta mina kolleger Max Mustermann eller Marie Musterfrau. Från och med DD.MM.YYYYY kommer jag att vara personligen tillgänglig igen och ge er feedback.
Ha det trevligt.
Många hälsningar
Michèle
4Disease
Kära kollegor,
Jag är sjuk med kort varsel och kommer förmodligen att vara tillgänglig på kontoret igen från DD.MM.YYYY. I brådskande fall kan du kontakta Max Mustermann.
Många hälsningar
Michèle
Kära kollegor,
På grund av en långvarig sjukdom är jag för närvarande inte i byggnaden. Under denna tid kommer min e-post att vidarebefordras till min ställföreträdare Max Mustermann och behandlas.
Tack för din förståelse.
Många hälsningar
Michèle
5Föräldraledighet
Kära kollegor,
från DD.MM.YYYY Jag kommer att arbeta heltid och deltid som mamma/pappa för tillfället. Eftersom jag kommer att vara beroende av att byta blöjor kommer Max Mustermann att finnas vid din sida för frågor om mitt område.
Jag önskar dig (och mig) en stressfri tid.
Många hälsningar
Michèle
Kära kollegor,
Jag ska föda barn och kommer att vara föräldraledig från DD.MM.YYYY. Under denna tid kommer jag att ersättas av min kollega Max Mustermann. Jag kommer förmodligen att återuppta mitt arbete den DD.MM.YYYY.
Jag önskar er all lycka till.
Många hälsningar
Michèle
6Sabbatical
Kära kollegor,
Jag har tagit ett litet sabbatsår från mitt dagliga arbetsliv. Mitt sabbatsår börjar den DD.MM.YYYY och slutar den D.MM.YYYY. Under denna period är du välkommen att kontakta:
Range A: Max Mustermann.
Range B: Marie Sample Woman.
Range C: Melanie Musterfrau.
Tack för din förståelse.
Många hälsningar
Michèle
Kära kollegor,
Jag är på ett sabbatsår i Amerika. För att se till att allt går smidigt på kontoret tar Max Mustermann hand om mina uppgifter.
Lycka till och vi ses snart
Michèle
7Företagsbyte
Kära kollegor,
Tyvärr har jag lämnat företaget. Jag vill tacka er för det goda samarbetet.
För mina ämnen, vänligen kontakta Max Mustermann.
All lycka till.
Michèle
P.S.: Håll dig uppdaterad via LinkedIn och/eller Xing.
Externa mallar
1General
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Detta är ett automatiskt svar eftersom jag inte är i huset. Observera att ditt e-postmeddelande inte kommer att behandlas. Efter min återkomst kommer jag att ta kontakt med dig. I brådskande fall kan du kontakta min kollega:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Jag kommer att vara borta från kontoret från DD. till DD.MM.YYYY och kommer inte att ha tillgång till min e-post under denna tid. Observera att dina förfrågningar inte kommer att vidarebefordras.
I brådskande fall kan du kontakta min vikarie Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Från och med DD.MM.YYYY kommer jag att besvara ditt e-postmeddelande så snart som möjligt.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Den DD.MM.YYYY kommer jag inte att vara tillgänglig på kontoret och har begränsad tillgång till min brevlåda. I brådskande fall kan du kontakta följande kollegor:
Range A: Max Mustermann, M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789.
Range B: Marie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Range C: Melanie Musterfrau, M.Musterfrau@onlineprinters.com, +49 1234 56789
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
2Affärsresa
Mina damer och herrar,
Tack för att du kontaktar mig. På grund av en affärsresa kommer jag att vara borta från kontoret till och med DD.MM.YYYY. Under denna tid kommer jag endast att ha begränsad tillgång till min brevlåda. Så snart jag återvänder från min resa kommer jag att kontakta dig omedelbart.
För viktiga frågor, vänligen kontakta Mr. Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
3Holidays
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Jag kommer att vara på semester från DD.MM. till DD.MM.YYYY. I brådskande fall kan ni kontakta Mr Max Mustermann eller Mrs Marie Musterfrau.
Kontakt:
Max Mustermann
M.Mustermann@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Marie Musterfrau
M.Musterfrau@onlineprinters.com
+49 1234 56789
Observera att dina förfrågningar inte kommer att vidarebefordras. Jag återkommer till dig så snart som möjligt efter min återkomst.
Jag önskar dig en trevlig tid.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Jag är på semester till och med DD.MM.YYYY. Du kan vara säker på att jag återkommer till dig så snart jag är tillbaka.
I brådskande fall kan du kontakta min kollega Mr Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Jag önskar dig en trevlig tid.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
4Disease
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Eftersom jag är sjuk med kort varsel kommer jag förmodligen att vara tillgänglig på kontoret igen först från DD.MM.YYYY. Observera att dina meddelanden inte kommer att vidarebefordras under denna tid. I brådskande fall kan du kontakta Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Tack för din förståelse.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. På grund av en långvarig sjukdom är jag för närvarande inte i byggnaden. Mina e-postmeddelanden vidarebefordras automatiskt till min ställföreträdare Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Mr Mustermann hjälper dig gärna med eventuella frågor.
Tack för din förståelse.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
5Föräldraledighet
Mina damer och herrar,
Tack för ditt e-postmeddelande. Jag är för närvarande föräldraledig. Min ersättare kommer att vara Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) och kommer att stå till er förfogande med ord och handling.
Jag önskar er en lyckad tid.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
Mina damer och herrar,
Tack för ditt meddelande. Från och med DD.MM.YYYY kommer jag att vara föräldraledig. Under denna tid kommer jag att ersättas av min kollega Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789). Observera att ditt meddelande inte kommer att vidarebefordras.
Jag förväntas återuppta min verksamhet den DD.MM.YYYYY och ta kontakt med dig.
Tack för din förståelse och det trevliga samarbetet hittills. Vi ses snart!
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
6Sabbatical
Mina damer och herrar,
Tack så mycket för ditt meddelande. Jag har tagit ett litet sabbatsår från mitt dagliga arbetsliv. Mitt sabbatsår börjar den DD.MM.YYYY och slutar den D.MM.YYYY. Under denna period kommer Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) att ta över mina områden. Observera att dina meddelanden inte kommer att vidarebefordras under denna tid.
Tack för din förståelse.
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
7Företagsbyte
Mina damer och herrar,
Tack så mycket för ditt meddelande. Tyvärr har jag lämnat företaget. Tack för det trevliga samarbetet och ditt förtroende.
För mina ämnesområden kan du kontakta Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789) med omedelbar verkan.
Håll kontakten:
LinkedIn
Xing
All lycka till.
Michèle efternamn
Mina damer och herrar,
Tack så mycket för ditt meddelande. Tyvärr kan du inte längre nå mig personligen, eftersom jag lämnade företaget den DD.MM.YYYY.
Tack så mycket för det goda samarbetet under de senaste åren. Det skulle glädja mig om vi fortsatte att hålla kontakten. Du kan nå mig via LinkedIn och/eller Xing.
Jag önskar er all lycka till.
Om du har några frågor kan du kontakta Max Mustermann (M.Mustermann@onlineprinters.com, +49 1234 56789).
Med vänliga hälsningar
Michèle efternamn
4 tips för det perfekta meddelandet från kontoret
Det viktigaste för en bra frånvaronotis: Den är formulerad på ett sådant sätt att alla frågor som uppstår besvaras direkt. Inga obesvarade frågor får stanna kvar hos mottagaren. Vi har sammanfattat de viktigaste punkterna för dig:
→ Ge en representation med kontaktuppgifter.
→ Välj om emails ska vidarebefordras.
→ Var särskilt uppmärksam på en lämplig hälsning och skrivstil.
Bildkälla: Kari Shea via Unsplash
